Mitarbeiter*in Office Management/Zentrale Verwaltung (m/w/d) in Potsdam

Ab sofort bieten wir in unserer Geschäftsstelle in Potsdam eine Beschäftigung (bis zu 40 h/Woche, Entgeltgruppe 9a TV-L) als

Mitarbeiter*in Office Management/Zentrale Verwaltung (m/w/d) 

Die Stiftung NaturSchutzFonds Brandenburg ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts. Sie hat u.a. den Zweck, Maßnahmen zum Schutz, zur Pflege und zur Entwicklung von Natur und Landschaft durchzuführen und zu fördern, den Aufbau von Flächen- und Maßnahmenpools für die Eingriffsregelung vorzunehmen oder zu unterstützen, Grundstücke, die für den Naturschutz, die Landschaftspflege oder die Erholung besonders geeignet sind zu erwerben, zu pachten oder dies durch andere geeignete Träger zu fördern und Öffentlichkeitsarbeit für den Naturschutz durchzuführen. Sie ist zudem Trägerin der Naturwacht, die in den 15 Großschutzgebieten des Landes tätig ist. 

Aufgabengebiete

Sie sind erster Ansprechpartner für alle Kolleg*innen und externen Ansprechpartner*innen der Geschäftsstelle Potsdam und übernehmen zentrale Aufgaben aus der Büroverwaltung bzw. Office Management mit folgenden Schwerpunkten:

  • Beschaffungsmanagement, z.B. für Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien nach LHO/Vergaberichtlinien sowie Budgetverantwortung und Rechnungsprüfung
  • Korrespondenz mit Vertragspartnern, z.B. Vermietern, Verwaltern, Hausmeistern, Handwerkern, Versicherungen etc.
  • Durchführung der Dienstreisekostenabrechnungen für die Geschäftsstelle nach BRKG
  • Bearbeitung aller Miet- und Dienstwagenangelegenheiten für die Geschäftsstelle
  • Erfassung und Verteilung des Posteingangs und -ausgangs
  • Organisation von Veranstaltungen (z.B. Stiftungsratssitzung, Teamleiter*innenrunden etc.) sowie Protokollführung
  • Inventarisierung und Durchführung von Inventuren
  • Betreuung und Verwaltung der Bibliotheksbestände sowie technischer Geräte (z.B. Kopierer)
  • allgemeine administrative Aufgaben in der Geschäftsstelle
  • Bearbeitung von Sonderaufgaben und kleineren Projekten 

Wir bieten Ihnen

  • vielseitige, abwechslungsreiche und interessante Arbeitsgebiete
  • einen sicheren Arbeitsplatz und eine wertschätzende Stiftungskultur
  • familienbewusste Personalpolitik und ausgewogene Work-Life-Balance, u.a. durch flexible Arbeitszeitmodelle mit einer kernzeitlosen Arbeitszeit zwischen 06:00 und 20:00 Uhr, Teilzeitbeschäftigung und mobiles Arbeiten bzw. Home-Office
  • flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • ein individuelles und strukturiertes Einarbeitungskonzept unter Einbeziehung Ihrer Erfahrung und Qualifikation 
  • interessante und qualifizierte Fort- und Weiterbildungen sowie Teilnahme an internem Wissensaustausch
  • ein mit 15 € monatlich bezuschusstes VBB-Firmenticket oder Deutschlandticket Job und eine verkehrsgünstige Lage in der Nähe des Potsdamer Hauptbahnhofes sowie Mitarbeiterparkplätze 
  • eine Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder, bei Vorliegen der Voraussetzungen in Entgeltgruppe 9a TV-L* sowie eine tarifliche Jahressonderzahlung
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
  • eine betrieblich unterstützte Altersvorsorge (VBL)

Anforderungen

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement; Bürokommunikation, Veranstaltungsmanagement) oder vergleichbare Qualifikation
  • erste Berufserfahrung in ähnlicher Position im Bereich Teamassistenz / Office Management
  • Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, des Vergabe- und Reisekostenrechts wünschenswert
  • sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie schneller und sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation
  • selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke inkl. sehr guter mündlicher wie schriftlicher Ausdrucksfähigkeit
  • ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität
  • ein freundliches und verbindliches Auftreten
  • Führerschein Klasse B sowie Fahrpraxis

Wir stehen für Vielfalt, fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und sind Mitglied im „Aktionsbündnis gegen Gewalt, Rechtsextremismus und Rassismus“. Wir freuen uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Geschlecht, Alter, Religion oder Herkunft. Bewerber*innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Nähere Informationen zu unserer Stiftung können Sie unserer Website entnehmen. Konkrete Fragen zu den ausgeschriebenen Stellen beantwortet Ihnen gern Frau Arnold (SB Recruiting & Personal), Telefon: 0175-2839-511.

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 07.12.2023 per E- Mail (in einer pdf-Datei, max. 20 MB) unter Angabe der Kennziffer 2023_17_VO an: bewerbungen@naturschutzfonds.de

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 18.12.2023 statt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Hinweis

Der korrekte Umgang mit vertraulichen Bewerberdaten ist uns sehr wichtig. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Bewerbungsdaten.

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